Én imádom a feladatlistákat!

És átszeretném ragasztani Rád is ezt az imádatot, hogy Téged se verjen ki a víz, ha el kell merülnöd a rád váró feladatok tengerében. A személyes hatékonyság a mindennapi és a szakmai jól-léted miatt is fontos. Nem tudsz úgy 100%-al a céljaidra koncentrálni, hogy ha közben ezer felé kell szétesned, csúszol a feladataiddal, ideges, túlterhelt vagy (ezen persze a lista sem segít, de jobb rendszerezetten túlterheltnek lenni, mint rendszerezetlenül).

Egy csomó felesleges mentális energiádat köti le az, hogy próbálsz visszaemlékezni arra, hogy "mit is nem szabad elfelejtened"?

Én azóta vagyok lista őrült, mióta rájöttem, hogy a lista a barátom. Már nem is tudok úgy elindulni a nap végén az irodából, hogy ne írnám össze az ÖSSZES következő napra/napokra maradt feladatomat, 'to-domat'. Így pontosan látom, hogy mire számíthatok másnap, segíti a felkészülést, a ráhangolódást az adott tennivalókra. Mindig megnyugtat, hogy ha előre tudom, hogy egyszerűbb, pötyögős napom lesz vagy szaladgálós, szervezős.

Sok formát kipróbáltam már, használtam online platformot, applikációt, sima A4-es lapot, de mindegyikkel volt valami problémám.

Az online felületekkel például az, hogy amit jól lehetett nyomtatni, azt nehézkes volt összeírni. Igen. Olyan felületet csinálnak egy to-do-list oldalnak, hogy nehéz benne összeírni majd módosítani a feladatokat. Aztán volt, amit nehéz volt nyomtatni - ha túl sok tétel volt, akkor több részletben kellett volna... És volt, amelyiknél nem volt megoldott, hogy egyszerűen nyithassak újabb listákat, boardokat pl. dátum szerint, mert van, amire csak szerdán szeretnék visszatérni, és van amire csak két hét múlva.

És muszáj ezeket a listákat kinyomtatni. Egyszerűen muszáj! Nem azért, mert haragszom a fákra, hanem azért, mert olyan nagyon-nagyon jó érzés kihúzni egy feladatot amikor végeztem vele. Az egésznek - a mentális felszabadításon kívül - ez a lényege, komolyan! A kihúzásra például egy vastag, barna filcet használok. Egyrészt azért, mert ez elég sötét ahhoz, hogy lássam, hogy ez már egy elvégzett feladat, nem valami kiemelt infó - ha pl. sárgával lenne kihúzva, az zavaró lenne. Másrészt pedig ezt a színt soha nem használom semmire, így legalább nem érzi elhanyagolva magát. :)

Milyen a jó feladatlista?

A feladatlistákat lefűzve tartom egy mappában, így vissza tudom keresni, hogy ha bármi olyan infó rákerült ami fontos lehet, akkor az később is meglegyen. --> visszakereshető

Hosszú idő volt, de rájöttem, hogy nekem az segít, ha meghatározom, hogy mivel foglalkozzak délelőtt és mivel délután. Általában ugyan nehéz kikalkulálni, hogy a délelőttöm lesz-e szabadabb, nyugisabb vagy a délutánom, mert öt perc alatt átalakulhat az egész nap. Az asszisztensek élete már csak ilyen. Újratervezés, újratervezés, újratervezés! :) De azért megpróbálom a naptárak alapján belőni, hogy jó eséllyel, mikor tudok majd a pepecselősebb feladatokkal foglalkozni pl. riport készítés és mikor tudok a gyorsan pörgethető feladatokkal foglalkozni pl. utána járni valami több részletből álló dolognak. --> segít megtervezni a teljes napodat  Ehhez szorosan kapcsolódik, hogy délelőtt általában hatékonyabb vagyok, délutánra ha tehetem, már csak olyan feladatot hagyok, amit autopilóta üzemmódban is el tudok végezni. Amikor nem így csináltam, akkor bizony a délutáni nagyobb lélegzetvételű feladatok sajnos sokszor estek a halogatás áldozatául. Figyeld meg, hogy TE mikor működsz a legjobban és a feladatokat szervezd úgy!

Arra is rájöttem, hogy mindennap vannak nagyon fontos TOP dolgok, amiket a világért sem szabad elfelejteni (és szokszor érdemes ezekkel kezdeni a napot), úgyhogy ezeknek is kell hely. És vannak olyan dolgok, amikre később kell visszatérnem, addig azokat is tárolnom kell valahol. --> megmutatja a prioritásokat, emlékeztetőket tárol  Tudom, hogy bizonyos módszerek szerint a naptár csak a meetingeknek való, a feladat lista pedig csak a feladatoknak, de bevallom nekem az nem jött be, hogy ha mindent külön tárolok. Elfelejtem megnézni, nem emlékszem, hogy hova írtam fel... Nekem egyszerűbb mindent egy helyre írni + a nagyon fontosakat még az asztali naptárba is.

Kell hely annak is, hogy jegyzetet is tudjak készíteni. A jegyzet rublikába írom fel például a meetingeket, amiket nem szabad elfelejtenem megszervezni, kérdéseket, amik lezáratlanul maradtak és valamikor beeshet rá a válasz... És e miatt üres a lista hátoldala is - majd meglátod. Például a lap hátoldalára írom fel a meghívottakat egy-egy meetingre, egy-egy rendezvény menetrendjét vagy catering részleteit, stb. Ezek miatt az infók miatt jó, hogy ha a listák később is meg vannak. --> lehet rá jegyeztet készíteni

Aztán azt is megfigyeltem, hogy ha a feladataim pusztán csak egymás alatt vannak felsorolva, attól kiborulok. Ilyenkor csak egy hosszú, véget nem érő kínlódási lista van előttem és nem látom át, hogy mivel mikor kéne foglalkozni - még akkor sem ha utólag beszámozom a tételeket. Viszont ha a tételek szépen el vannak osztva a papíron, akkor nem érzem a hosszú, vaskos lista okozta nyomást. --> NEM NYOMASZTÓ

Ezeknek a paramétereknek megfelelően megcsináltam és tesztelgettem a saját feladatlistámat, amit el is hoztam Nektek, bízva abban, hogy ami nekem segítség, segítség lehet másnak is.

A listát IDE KATTINTVA tudod letölteni, a letölthető hasznosságok között pedig bármikor megtalálod.

Remélem, hogy tényleg a hasznodra válik majd! Ne feledd, ez nem a szent grál, csak próbál ihletet adni ahhoz, hogy milyen lehet a SZÁMODRA is megfelelő lista. --> az egyéni igényeknek megfelelő

BÓNUSZ TIPPEK:

- Ha valamire később kell visszatérnem, arról csak egy-egy emlékeztető szót írok fel a listára és hozzá a dátumot. A teljes remindert az Outlook naptáramba szoktam beírni, ahol színkódokat használok a megkülönböztetésekre. Ha például egy anyagot 03.05-én kell elküldenem, akkor azt beírom az Outlook calendarbe, a megfelelő színkóddal. 03.04-én, mikor átnézem, hogy mivel kell majd másnap foglalkoznom, megnézem a naptárat is, majd átírom az emlékeztető a feladatlapra.

- Az asztali naptáramat csak arra használom, hogy egy-két NAGYON FONTOS kulcsszó, határidő emlékeztető legyen beleírva, hogy az majd kiüsse a szemem. (Ezek mindig fedésben vannak a listáimmal, mert sokkal jobb többször felírni valami fontosat mint egyszer sem.)

- Ha valamit kérnek, mondanak ami fontos lehet AZONNAL post it-re írom és a klaviatúrához ragasztom. Addig onnan nem kerül le semmi, amíg nem végeztem vele vagy át nem került a naptárba vagy a feladatlistára. Néha kihívás szabad felületet találni a sárga kis cetlik között de legalább tudom, hogy nem fogom elfelejteni.

- Ha bármi oknál fogva nincs lehetőségem postitezni, pl, mert rendezvényen vagyok, akkor azonnal e-mailt küldök magamnak, ahogy azt korábban már javasoltam is. Amikor újra gép elé kerülök, akkor átírom a feladatlistára vagy a naptárba.

- Remek hatékonyság növelő eszköz annak az egyszerű szabálynak a betartása, hogy ha valamit kevesebb mint két perc megcsinálni (egy gyors telefon, egy gyors elküldés) akkor azt csináld meg azonnal, ne írd fel a listára!

- Azokat a tételeket is vezesd, amikre választ vársz, amiket kiadtál vagy delegáltál. Hajlamosak vagyunk ilyenkor elengedni a mentális feszültséget, megnyugodni, hogy ezzel is foglalkoztunk, mehetünk tovább. De sokszor azzal még koránt sem ért véget a tennivalónk, hogy azt átadtuk valakinek, pláne ha a feladat felőssége a mi vállunkat nyomja. Mindig tartsuk számon, hogy hol tartanak azok a feladatok is, amiket kiadtunk. Csak akkor nyilvánítsd késznek a feladatot, ha azt valóban elkészítettétek/leadtátok/lezártátok. Addig az is legyen a listán, például a jegyzetek között, vagy írd be egy alkalmas időpontba a naptárba, hogy ezzel emlékeztesd magad, hogy arra még rá kell kérdezned.

Neked milyen office hack vált be?

Ha szeretnéd az ilyen anyagokat egyből a postaládába kapni, hogy ne maradj le semmiről, akkor ne felejts el feliratkozni a TheHappinessBlog hírlevelére, ahol további érdekes life és office hackek, tippek várnak majd! Keresd a ***Hírlevél feliratkozás*** menüpontot. :)